Langkah Awal Joint Commission International (JCI) Rumah Sakit

Hay Sahabat Bitter, kali ini Bitter Coffee Park akan mengajak Kalian Ngobrol ala Obrolan Warung Kopi tentang:

Langkah Awal Joint Commission International (JCI) Rumah Sakit Indonesia

Tidak bisa dihindari saat ini Indonesia memasuki era globalisasi dan persaingan pasar bebas, untuk itu diperlukan peningkatan mutu dalam segala bidang, salah satunya peningkatan mutu pelayanan melalui akreditasi Rumah Sakit menuju kualitas pelayanan Internasional. 

Dalam menjawab tantangan tersebut peningkatan kualitas pelayanan sangatlah penting agar rumah sakit mampu berkompetisi baik di tingkat regional, nasional bahkan Internasional.

Kendala Persiapan

Akreditasi Rumah Sakit

Berbagai persoalan akan timbul dalam pemenuhan dalam pemenuhan standar akreditasi, baik pemenuhan standar akreditasi KARS maupun akreditasi JCI.

Persoalan terutama dalam hal prioritas pemenuhan standar. banyak pengalaman dari beberapa rumah sakit yang terkendala dalam hal ini. 

Para anggota tim atau biasa yang di sebut POKJA terlalu berkutat dengan rapat-rapat yang selalu membahas persamaan persepsi, menyinkronisasikan apa yang dimaksud dengan apa yang harus diperbuat namun masih terasa jalan ditempat, terus berlarut. 

Sehingga hadirnya seorang pembimbing yang berpengalaman bagaikan dewa penolong bagi RS yang sedang pontang-panting dengan kebingungan mereka.

Persoalan kembali  timbul, setelah mendapat bimbingan, masing-masing POKJA akan mendapatkan persepsi yang terkadang berbeda. 

Hal ini sangat berpengaruh bagi keseragaman dokumen RS, apalagi RS yang telah menggunakan sistem manajemen mutu, proses revisi, obselete, penomoran  dokumen sangat menyita waktu dalam prosesnya

Dalam berbagi pengalaman, ada beberapa hal yang penting yang harus dipersiapkan untuk menghindari berbagai kendala:

Pertama

Keseragaman dokumen, Organisasi menetapkan secara resmi format dokumen yang akan terbit. Seperti format baku SK, SPO, Pedoman, JUKNIS, dll, tujuannya:

1. Menghindari debat kusir dengan pembimbing masalah format.
2. Sebagai panduan yang seragam bagi para POKJA dalam menerbitkan dokumen Mutu.

Kedua

Buat/ bentuk tim pengendali dokumen, sebagai pusat penerbitan dokumen final dari seluruh POKJA,tujuannya:

1. Menghindari duplikasi dokumen.
2. Sentralisasi pengendalian penerbitan dan distribusi dokumen

Ketiga

Sediakan folder masing-masing POKJA, yang dilengkapi daftar isi pemenuhan Standar (draf isi bisa ref dari pembimbing, atau hasil persepsi) tujuannya:

1. Membantu masing-masing pokja untuk mapping proyek masing-masing, sehingga kerja menjadi terarah dan jelas harus kemana untuk memenuhi persyaratnnya.
2. Membantu melihat hasil perkembangan kerja POKJA.
3. Informasi silang bagi pokja yang terkait dengan kebutuhan dokumen

Keempat

Sediakan media informasi  komputer yang telah berbasis jaringan yang bisa di akses berbagai tempat, guna melihat dokumen-dokumen mutu yang telah terbit oleh tim pengendali dokumen. tujuannya:

1. Informasi silang antar pokja walaupun tidak saling bertemu.
2. Koreksi dan tambahan jika dokumen bisa diperiksa oleh semua POKJA, baik sebagai penyempurnaa maupun penambahan tentang terkait dengan POKJA.

Hal yang paling sederhana untuk pemenuhan di point 4 adalah sharing folder komputer, tapi untuk pengendalian yang efektif dan aman bisa di design sesuai kebutuhan perusahaan, misalnya penggunaan sistem e document.

Langkah Penerapan

Akreditasi Rumah Sakit Internasional Versi JCI

Rumah sakit pelayanan kesehatan yang ingin diakreditasi oleh Joint Commission International (JCI) harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

Gambaran Umum

A. Persyaratan Umum untuk Survei

Setiap rumah sakit pelayanan kesehatan dapat mendaftar untuk diakreditasi JCI jika memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1. Rumah sakit tersebut saat ini beroperasi dengan izin sebagai rumah sakit penyedia layanan kesehatan di negara yang bersangkutan.
2. Rumah sakit tersebut harus bersedia dan siap bertanggung jawab untuk meningkatkan kualitas rawatan dan layanannya.
3. Rumah sakit tersebut menyediakan layanan yang ditentukan oleh standar JCI.

B. Maksud dan Tujuan Survei Akreditasi

Sebuah survei akreditasi menilai sejauh mana rumah sakit memenuhi standar dan pernyataan tujuan standar JCI.

Survei mengevaluasi rumah sakit berdasarkan:

1. Wawancara dengan staf dan pasien daninformasi lisan lainnya;
2. Pengamatan setempat oleh pelaku survei mengenai proses perawatan pasien;
3. Kebijakan, prosedur, pedoman praktik kiinis, dan dokumen lain yang disediakan rumah sakit; dan
4. Hasil penilaian diri sebagai bagian dari proses akreditasi.

Proses survei di lokasi dan penilaian diri secara berkelanjutan dapat membantu rumah sakit mengidentifikasi dan memperbaiki masalah serta meningkatkan kualitas layanan dan jasanya. Di samping mengevaluasi kepatuhannya terhadap standar dan maksud dan tujuan standar JCI serta kepatuhannya terhadap Sasaran Internasional Keselamatan Pasien, pelaku survei juga memberikan edukasi dalam rangka mendukung aktivitas perbaikan kualitas rumah sakit.

C. Ruang Lingkup Survei Akreditasi

Ruang lingkup survei JCI meliputi seluruh fungsi rumah sakit yang terkait dengan standar dan seluruh penatalaksanaan perawatan pasien. 

Standar yang berlaku dipilih JCI dari buku pedoman ini didasarkan pada lingkup layanan yang tersedia di rumah sakit yang mendaftar untuk disurvei.

Survei di lokasi akan mempertimbangkan faktor budaya dan/ atau faktor hukum khas yang dapat mempengaruhi atau menentukan keputusan terkait dengan penyediaan perawatan dan/ atau kebijakan dan prosedur rumah sakit.

D. Hasil Survei Akreditasi

Komite Akreditasi JCI membuat keputusan akreditasi berdasarkan temuan survei. Rumah sakit dapat menerima salah satu dari dua keputusan akreditasi sebagai berikut

E. Diakreditasi Atau Ditolak Permohonan Akreditasinya

Keputusan akreditasi ini didasarkan atas apakah rumah sakit telah memenuhi amar keputusan atau tidak. Silakan mengacu pada Pedoman Proses Survei atau mengakses peraturan di situs Web JCI untuk deskripsi amar keputusan.

F. Pemberian Akreditasi

Untuk memperoleh akreditasi, rumah sakit harus unjuk bukti bahwa seluruh standar dipatuhi dan mencapai skor angka minimal standar sebagaimana tercantum dalam amar keputusan. Rumah sakit yang Terakreditasi menerima Laporan Resmi Temuan Survei dan sertifikat penghargaan. Laporan ini menunjukkan tingkat pemenuhan terhadap standar JCI yang dicapai rumah sakit.

G. Masa Berlaku Akreditasi

Pemberian akreditasi ini berlakuselama tiga tahun kecuali dicabut JCI. Akreditasi ini berlaku surut sejak hari pertama setelah JCI selesai melakukan survei di rumah sakit atau sejak survei terfokus yang kemudian perlu dilakukan telah selesai.

Pada akhir siklus tiga tahun akreditasi rumah sakit harus dievaluasi ulang untuk memenuhi persyaratan pembaharuan pemberian akreditasi.

Jika selama periode akreditasi, rumah sakit mengalami perubahan struktur, kepemilikan, atau layanan, JCI harus diberitahu. 

JCI kemudian akan menentukan perlu tidaknya menyurvei ulang rumah sakit dan/ atau membuat keputusan akreditasi baru.

Prasurvei

A. Cara Mengajukan Akreditasi

Sebuah rumah sakit yang ingin diakreditasi memulai proses itu dengan melengkapi dan mengajukan aplikasi untuk survei. 

Dokumen ini memberi informasi penting tentang rumah sakit, termasuk kepemilikan, demografi, jenis dan banyaknya layanan yang diberikan baik secara langsung, berdasarkan kontrak maupun berdasarkan pengaturan lainnya. 

Aplikasi untuk survei:

1. Mendeskripsikan rumah sakit yang mencari akreditasi;
2. Memuat seluruh catatan resmi dan laporan tentang lisensi, peraturan, atau badan pemerintah lainnya yang relevan;
3. Memberikan juga wewenang kepada JCI untuk mendapatkan setiap catatan dan laporan tentang rumah sakit yang tidak dimiliki oleh rumah sakit tersebut, dan
4. Ketika semuanya sudah lengkap dan disetujui baik oleh JCI maupun pemohon, disusunlah persyaratan hubungan kerja antara rumah sakit dan JCI.

Rumah sakit dapat mengajukan dan memperoleh formulir secara elektronik dengan mengunduh formulir aplikasi di WEBSITE JCI [Klik] dan mengembalikan formulir yang telah lengkap melalui faksimili atau e-mail ke:

Joint Commission International Accreditation

Fax: +1 630.268.2996

E-mail: jciaccreditation@jcrinc.com

Rumah sakit harus menginformasikan kepada JCI jikaadaperubahan informasi yang terkandung dalam aplikasi survei dari saat permohonan diajukan hingga saat survei dilakukan.

B. Penjadwalan Survei Dan Perencanaan Agenda Survei

JCI dan rumah sakic menetapkan tanggal survei (lihat Jadwal Proses Akreditasi) dan mempersiapkan agenda survei bersama untuk memenuhi kebutuhan rumah sakit dan agar survei berjalan efisien. Untuk mengurangi biaya perjalanan pelaku survei, JCI akan melakukan segala upaya untuk mengkoordinasikannya dengan penjadwalan survei rumah sakit lain atau Lembaga lain yang terkait di suatu Negara atau wilayah tertentu.

JCI akan menyediakan bagi setiap rumah sakit seorang spesialis layanan akreditasi, yang akan menjadi kontak atau penghubung utama antara rumah sakit dan JCI. Individu ini akan mengkoordinasikan perencanaan survei dan harus mampu menjawab setiap pertanyaan tentang kebijakan, prosedur atau masalah akreditasi rumah sakit tersebut.

Spesialis layanan akreditasi itu akan bekerja sama dengan rumah sakit mempersiapkan agenda survei berdasarkan jenis, ukuran, dan kompleksitas rumah sakit pelayanan kesehatan. Di dalam agenda itu ditentukan lokasi mana saja di dalam rumah sakit yang akan dikunjungi, jenis wawancara yang akan dilakukan, para karyawan yang diwawancara, dan dokumen yang perlu disediakan bagi pelaku survei.

Pelaku survei internasional dengan kualifikasi tinggi akan melakukan survei. JCI akanmelakukan segala upaya untuk menyediakan pelaku survei yang fasih dalam bahasa setempat. Jika pelaku survei JCI dengan kemampuan bahasa yang memadai tidak ada, JCI akan bekerja sama dengan rumah sakit mencari penerjemah berkualitas.

Ada kemungkinan rumah sakit atau JCI harus menunda survei yang telah terjadwal atau bahkan membatalkan survei tersebut. 

☆☆☆☆☆